Varför kravlistor ofta saboterar upphandlingar.
Niclas Dahlin
Kravlistor är tänkta att skapa struktur, jämförbarhet och
kontroll.
I praktiken gör de ofta motsatsen.
Efter att ha sett många upphandlingar inom ERP och affärsnära SaaS finns ett tydligt mönster: ju längre kravlista – desto större risk för fel beslut.
Inte för att krav är oviktiga, mer hur sättet vi använder kravlistor på.
Kravlistan ger en falsk trygghet
En kravlista på 100–500 punkter signalerar kontroll:
”Vi har tänkt på allt”
”Alla leverantörer bedöms lika”
”Leverantören kunde bemöta vår kravspecifikation”
Men det är en illusion skulle vi hävda.
I verkligheten kan alla större och seriösa leverantörer svara ”ja” och faktiskt tolka kraven olika. Det har jag själv erfarenhet av.
Resultatet blir ett beslut som ser bra ut på pappret, men som inte håller i verkligheten.
Kravlistor beskriver nuläge – inte framtida affär
De flesta kravlistor speglar:
hur verksamheten jobbar idag
nuvarande processer
befintliga problem
Men upphandlingens syfte är sällan att ”göra exakt samma sak, fast i nytt system”
Affären förändras. Organisationen förändras. Marknaden förändras.
När kraven är för hårt kopplade till nuläget låser man arbetssätt, struktur och möjligheten till än faktisk förbättring.
Man väljer ett system som passar gårdags behov – inte morgondagens.
Erfarna leverantörer vet exakt hur kravlistor fungerar.
De svarar med ”standardstöd”, lägger till ”konfigurerbart” och skjuter komplexiteten till implementation.
Allt för att vinna upphandlingen.
Det betyder inte att de talar osanning.
Men det betyder att kravlistan inte avslöjar de verkliga skillnaderna mellan olika system.
De avgörande frågorna så som ansvar, anpassningar och förändringsledning –
hamnar ofta utanför Excelarket.
Det viktigaste ryms inte i en kravlista
De mest affärskritiska faktorerna är svåra att fånga i ja/nej-krav:
Hur mogen är leverantörens metodik?
Hur hanteras förändringar i projektet?
Hur mycket ansvar tar leverantören i praktiken?
Hur mycket måste verksamheten anpassa sig?
Det är ofta här projektet blir dyrare.
Kravlistan flyttar fokus från beslut till administration
När upphandlingen kretsar kring kravlistan diskuterar man ”uppfyllda krav och inte konsekvenser, risker och alternativ.
Projektgruppen blir till administratörer och ledningen får ett beslutsunderlag som är tekniskt korrekt, men faktiskt, strategiskt svagt.
Vad ska man göra istället?
Kravlistor ska självklart inte tas bort – men byta fokus .
Använd kravlistan istället som:
stöd och inte styrmedel
dialogverktyg och inte facit
Och komplettera gärna med:
tydliga affärsmål
scenarier och verkliga användarfall
öppna diskussioner om risk, ansvar och kompromisser
Det är HÄR den verkliga skillnaden uppstår.
Slutsats
Kravlistor saboterar inte upphandlingar för att de är fel i sak. De saboterar upphandlingar när de används som huvudbeslutsunderlag.
Ett bra systemval kräver mod att ifrågasätta, förståelse för affärens riktning och någon som vågar säga: ”Den här ser bra ut – men betyder ingenting.”
.